HPR Bericht November 2013

Der monatliche Bericht aus dem HPR von Johanna Markl

Projekt Elektronische Akte +++ Zusatzarbeit - Betriebs-ärztlicher Dienst braucht Personaldaten +++ Kosten- und Leistungsrechnung im IT-Bereich des LfSt +++ Trennungsgeldbearbeitung wird automatisiert

Projekt Elektronische Akte

Die sog. Elektronische Akte ist beim Landesamt für Steuern schon seit langem, aber immer noch als Pilotprojekt, im Einsatz. Neben dem LfSt wurde das Verfahren auch in anderen Ressorts pilotiert. Neu ist jetzt der Name – früher nannte es sich ELDORA, DMS oder egov-Suite. Das Projekt stieß bei den Beschäftigten des LfSt nicht auf große Gegenliebe, gestalteten sich gewohnte Abläufe doch dadurch ganz anders und stand das Standardprodukt in etlichen Bereichen nicht mit den Bedürfnissen des LfSt im Einklang. Auch war seitens des Herstellers die Bereitschaft zu Anpassungen lange Zeit nicht ausgeprägt. In letzter Zeit konnten allerdings Verbesserungen festgestellt werden. Nach einem Beschluss des Ministerrats soll die Einführung der Elektronischen Akte in allen Ressorts forciert werden und breit zum Einsatz kommen. Ein weiterer Versuch innerhalb der Finanzverwaltung läuft derzeit beim Landesamt für Vermessung und Geoinformation, aber auch das Landesamt für Finanzen und das Finanzministerium selbst sollen einbezogen werden. Für die Finanzämter gibt es derzeit keine konkreten Einstiegsüberlegungen, aber möglicherweise könnten die Geschäftsstellen in Frage kommen.

Der Hauptpersonalrat wird sich in die Ausweitung in andere Bereiche einschalten und sich im Zusammenwirken mit den betroffenen Personalräten nun intensiv um den Abschluss einer Dienstvereinbarung bemühen, in der insbesondere die Zulässigkeit von Datenerhebung und Datenspeicherung und ebenso die Zugriffsrechte auf die Daten geregelt werden.

Zusatzarbeit – Betriebs-ärztlicher Dienst braucht Personaldaten

Der HPR stellt die Erhebung von Personaldaten in den Dienststellen für die Arbeit des Betriebsärztlichen Dienstes wegen des Arbeitsaufwands in Frage und fordert eine Prüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Erhebung und Weiterleitung. Die Erhebung ist nach Auffassung des Ministeriums unverzichtbar. Datenschutzrechtich bestehen keine Bedenken.

Der Betriebsärztliche Dienst (BÄED) hat zur Überwachung der zeitgerechten Durchführung von vorgeschriebenen Vorsorgeuntersuchungen Listen mit Personaldaten von den Ämtern angefordert. Die Finanzämter wurden im August aufgefordert, Daten der Beschäftigten zu liefern.

Diese Forderung führte zu Verunsicherung über die datenschutzrechtliche Grundlage der Abfrage und damit nach deren Zulässigkeit und zu Unmut über den Umfang der Arbeit, die von den Geschäftsstellen „nebenzu“ erledigt werden muss.

Auf Nachfrage des HPR im Finanzministerium wurde erläutert, dass in Südbayern seit Jahren Listen mit den entsprechenden Daten geführt würden. Nach dem Ausscheiden von Frau Dr. Zill als Betriebsärztin für den Raum Nordbayern erfolge nun eine Nachbesetzung. In dem Zusammenhang werde die bisherige Trennung in der Zuständigkeit aufgegeben. Es gebe jetzt eine Stabsstelle Betriebsärztlicher Dienst beim Landesamt für Finanzen. Durch die organisatorische Zusammenlegung strebe man nun auch eine einheitliche Arbeitsweise an. Es ist vorgesehen, in Zukunft die Daten aus dem Personalverwaltungsverfahren VIVA-PSV digital zu übermitteln. Der Forderung des HPR, auf die manuelle Erhebung bis dahin zu verzichten könne man nicht folgen, so das Finanzministerium. Solange die erforderliche Schnittstelle nicht eingerichtet ist, sei die manuelle Erstellung der Listen für eine zuverlässige Arbeit des BÄED leider unerlässlich. Zur Frage, ob die Datenübermittlung in Einklang mit Art. 18 Abs. 1 des Bayer. Datenschutzgesetzes steht und es sich ggf. um eine grundsätzlich unzulässige Vorratsdatenspeicherung handeln könnte, teilte das Finanzministerium mit, dass seitens des behördlichen Datenschutzbeauftragten keine Bedenken bestünden, wenn dienststellenbezogen folgende Daten erhoben würden: Name, Vorname, Geburtsdatum, Personalnummer und Arbeitsplatz. Auf die Angabe eines GdB und auf die Stellung im Beruf sollte verzichtet werden. Die Notwendigkeit zur Weitergabe ergebe sich aus den Aufgaben des BÄED. Es handle sich auch nicht um einen automatischen Abruf, sondern um eine Übermittlung aufgrund vorheriger Aufforderung. Für die Weiterleitung gebe es Vorgaben zur Verschlüsselung.

Kosten- und Leistungsrechnung im IT-Bereich des LfSt

Nach der bestehenden Dienstvereinbarung zwischen Finanzministerium und HPR zum Umgang mit der Kosten- und Leistungsrechnung sind einer Kostenstelle grundsätzlich mindestens drei Personen zuzuordnen. Hintergrund ist der Schutz von personenbezogenen Daten. Zuordnungen von Personen zu deren gebuchten Stunden sollen verhindert werden, da dies für den Zweck der KLR nicht notwendig ist. In Ausnahmefällen kann davon abgewichen werden. Dazu sind der Hauptpersonalrat und der zuständige örtliche Personalrat zu informieren. Nach Mitteilung des Ministeriums gibt es im IuK-Bereich des Landesamts für Steuern teilweise kleine Einheiten, die wegen fehlender fachlicher oder organisatorischer Überschneidungen nicht mit anderen Kostenstellen zusammengefasst werden sollen, da dann nicht mehr nachvollziehbar wäre, wo Kosten angefallen sind. Deshalb soll in diesen Ausnahmefällen vom Drei-Personen-Grundsatz abgewichen werden können. Für die Feststellung der Notwendigkeit zur Bildung einer kleineren Einheit gelten besondere Regelungen und es gibt besondere Schutzregelungen in Bezug auf die Öffentlichmachung von Auswertungen. Insbesondere wird der örtliche Personalrat über die Einrichtung von Kostenstellen mit weniger als drei Personen informiert.

Trennungsgeldbearbeitung wird automatisiert

Die bisher überwiegend manuell zu erledigende Bearbeitung von Trennungsgeldanträgen soll mit dem Verfahren SAP-HR Trennungsgeld automationsgestützt werden. Das Verfahren ist derzeit im Beteiligungsverfahren mit dem HPR. Das Landesamt für Finanzen ist zuständig für die Bewilligung und Abrechnung von Trennungsgeld für alle Beschäftigten des Freistaats. Erledigt wird diese Aufgabe in Straubing und Weiden – bisher ohne maschinelle Unterstützung. Bereits 2005 wurde grundsätzlich festgestellt, dass die Einbindung in das SAP-System, das beim Landesamt bereits für die Bezügeabrechnung, die Personalbewirtschaftung und die Kosten- und Leistungsrechnung im Einsatz ist, die beste Lösung sei. Damit könnte ein einheitliches Verfahren für beide Bearbeitungsstellen angeboten und Doppelarbeiten und doppelte Datenhaltung vermieden werden. Die Zentralisierung der Reisekostenabrechnung ab 2006 verzögerte die weitere Umsetzung. Nun ist das Verfahren technisch umgesetzt und die datenschutzrechtliche Freigabe ist erteilt. Das Finanzministerium und der HPR sind derzeit im Beteiligungsverfahren, in dem es für den HPR insbesondere um die Auswirkungen auf die Arbeitsweise und evt. personelle Auswirkungen geht.