HPR Bericht Dezember 2015

Der monatliche Bericht aus dem HPR von Johanna Markl

VIVA PSV kommt in die Geschäftsstellen der Finanzämter +++ Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem – E-Akte in den Finanzämtern +++ Verwaltung online +++ Öffnung des Portals Mitarbeiterservice Bayern +++ Urlaubsanspruch Tarifbeschäftigter bei Wechsel in eine Teilzeitbeschäftigung +++ Nochmalige Erhöhung der Einstellungen beim Landesamt für Finanzen

In einer Erörterung mit dem Finanzministerum hat sich der Hauptpersonalrat über Entwicklungen und Neuerungen bei verschiedenen sog. Basiskomponenten informiert. Dabei geht es um IT-Verfahren, die nach einem Beschluss der Staatsregierung grundsätzlich für alle Ressorts einheitlich entwickelt und angewendet werden sollen.

VIVAPSV kommt in die Geschäftsstellen der Finanzämter

VIVA ist das integrierte Verfahren zur Bezügeabrechnung und Personal- und Stellenbewirtschaftung, das federführend vom Landesamt für Finanzen für die gesamte Staatsverwaltung entwickelt wurde. Für den Bereich der Finanzämter wurde die Personal- und Stellenbewirtschaftung bisher beim Landesamt für Steuern geführt. Nun ist beabsichtigt, das Verfahren VIVA Personal- und Stellenbewirtschaftung (VIVA-PSV) in den Geschäftsstellen der Finanzämter einzuführen. Die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter in den Geschäftsstellen sollen dann Personaldaten in ihrem Zuständigkeitsbereich direkt in VIVA einpflegen. VIVA wird damit das führende Verfahren, in dem Datenbestände gepflegt und aktualisiert werden. Über eine Schnittstelle werden die notwendigen Daten dann täglich ins Verfahren Acustig übernommen. Damit müssen, wenn das Verfahren zuverlässig läuft, Daten nicht mehr doppelt erfasst werden und würden dort, wo sie benötigt werden, schneller vorliegen. Ein erster Pilot erfolgte beim FA Freising, bei dem es in erster Linie um die technischen Abläufe und das Funktionieren der Schnittstelle ging. Dank der Mitarbeit vor Ort konnte mittlerweile ein guter Stand erreicht werden. Nun wird in Regensburg, und neuerdings in Cham und Dillingen pilotiert. Sollten dort positive Rückmeldungen kommen, ist ab Mitte 2016 Zug um Zug die flächendeckende Einführung vorgesehen. Ein Rollenkonzept definiert detailliert die Rechte der Sachbearbeiter, die die Daten einpflegen bzw. der Amtsleitung, die lediglich lesende Zugriffe erhält. Für die Sachbearbeiter sind jeweils dreitägige, für die Amtsleiter eintägige Schulungen vorgesehen. Der HPR wird vor der Flächendeckung über das Ergebnis der Pilotierung informiert und im Rahmen der Mitbestimmung beteiligt. Es bestand Übereinstimmung, dass vor der flächendeckenden Einführung eine hohe Verfahrenssicherheit gewährleistet sein muss. Es ist beabsichtigt, dann die bestehende Dienstvereinbarung zu VIVA entsprechend zu ergänzen.

Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem – E-Akte in den Finanzämtern

EGovernment ist in aller Munde – auch die Verwaltung soll nach dem Willen der Staatsregierung umfassend digitalisiert werden. Seit Jahren wird an einem Projekt gearbeitet mit dem auf der Ebene der bayer. Staatsverwaltung grundsätzlich alle allgemeinen Geschäftsprozesse digitalisiert werden sollen. Das Landesamt für Steuern war vor mehreren Jahren bei den ersten Pilotämtern, bei dem dieses elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem erprobt wurde. Die Kolleginnen und Kollegen haben mit viel Aufwand dazu beigetragen, dass das Verfahren an vielen Stellen verbessert wurde. Auch in anderen Mittelbehörden und auch im Ministerium wurde es mittlerweile eingeführt. Der HPR hat inzwischen auch eine Dienstvereinbarung dazu abgeschlossen.

Einführung auch beim Finanzamt geplant, Pilotieren verschoben

In den Finanzämtern läuft – verwirrenderweise ebenfalls unter dem Begriff e-Akte – schon ein Pilotprojekt im Verfahren UNIFA mit dem Ziel die Steuerakten zu digitalisieren. Unabhängig davon soll auch das elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem in den Finanzämtern eingeführt werden. Es geht aber nicht um die Fachverfahren im Steuerbereich, sondern um sonstige Vorgänge, z.B. im Rahmen von Haushalts- oder Bauangelegenheiten. Die geplante erste Pilotierung im Finanzamtsbereich wurde jedoch kurz vor dem Startschuss wegen ungeklärter sicherheitstechnischer Bedenken gestoppt. Das Projekt muss nun technisch grundlegend überdacht werden. Es ist mit einer deutlichen zeitlichen Verschiebung zu rechnen.
Bei der Einführung im Bereich der Schlösserverwaltung gibt es organisatorische Bedenken, weshalb auch dort Verzögerungen im Zeitplan im Bereich von bis zu einem halben Jahr prognostiziert werden.

Verwaltung online

Unter dem Schlagwort Verwaltung online sollen Bürger mit den Behörden online kommunizieren können. Dazu wird das sog. Bayern-Portal entwickelt, das sich an die Bürger richtet. Aber auch innerhalb der Verwaltung soll der Kontakt mit den Bezügestellen des Landesamts für Finanzen künftig in einem Online-Verfahren angeboten und laufend ausgebaut werden.

Öffnung des Portals Mitarbeiterservice Bayern

In einem Portal „Mitarbeiterservice Bayern“ sollen Beschäftigte Mitteilungen usw. elektronisch abrufen können.
Dieses Portal läuft derzeit in einem Pilotbetrieb: Es soll ab Anfang des kommenden Jahres zunächst den aktiven Beschäftigten der Finanzverwaltung angeboten werden.
Über eine Web-Anwendung können diese dann auf ihre Mitteilungen usw. zugreifen. Zum Schutz der persönlichen Daten kommt – wie bei ELSTER – die Authentifizierung AUTHEGA zum Einsatz. Ein Abruf ist daher auch vom heimischen Rechner aus möglich. Am sog. responsive design – d. h. der flexiblen Anpassung von Inhalt und Layout an das Ausgabegerät wie Handy oder Tablet – wird noch gearbeitet. Das Verfahren wurde erfreulicherweise von vornherein barrierefrei entwickelt und kann insbesondere für sehbehinderte Beschäftigte eine Erleichterung darstellen.
Zunächst werden drei Bereiche angeboten: ein Digitaler Ordner, in dem Bescheide und Bezügemitteilungen abrufbar sind, das BayRMS (Reisekosten-Management-System) und bei Beihilfe-online ein mit den persönlichen Daten vorausgefüllter Beihilfeantrag. Weitere Nutzungen sind angedacht, so die Online-Bereitstellung der Beihilfebescheide.
Im EGov-Gesetz Bayern, das noch im Dezember verabschiedet werden soll, sind auch Regelungen zur rechtskräftigen Bekanntgabe von elektronisch bereit gestellten Bescheiden usw. vorgesehen, u.a. die Zustellfiktion. Die Nutzung des Portals wird freiwillig sein. Wer sich für die Online-Nutzung entscheidet, wird per Mail eine Information erhalten, wenn Mitteilungen zur Abholung bereit liegen und kann sich diese dann online abholen. Ziel ist zum einen Papierausdrucke einzusparen und im Beihilfebereich Fehlerquellen zu vermeiden. Eine ausführliche Information erhalten alle Beschäftigten Anfang nächsten Jahres.

Urlaubsanspruch Tarifbeschäftigter bei Wechsel in eine Teilzeitbeschäftigung

Mehrfach haben sich Gerichte mit dem Thema Urlaubsanspruch bei Wechsel von einer Voll- in eine Teilzeitbeschäftigung bei gleichzeitiger Änderung der wöchentlichen Arbeitstage befasst. Jüngst hat das Bundesarbeitsgerichts am 10.02.2015 in der Regelung in § 26 Abs. 1 Satz 4 TVöD (wortgleich mit § 26 Abs. 1 Satz 4 TV-L), nach der sich der Urlaubsanspruch bei einer anderen Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit als auf fünf Tage in der Woche entsprechend erhöht oder vermindert, einen Verstoß gegen § 4 Abs. 1 TzBfG erkannt und sie für unwirksam erklärt, soweit sich die Anzahl der während einer Vollbeschäftigung erworbenen Urlaubstage mindert. Unbeachtlich sei, ob der oder die Beschäftigte den Urlaub vor dem Arbeitszeitwechsel noch hätte einbringen können.
Auf Nachfrage der Arbeitsgemeinschaft der Hauptpersonalräte hat das StMFLH nun mitgeteilt, dass bei einer Verringerung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit bei gleichzeitiger Reduzierung der wöchentlichen Arbeitstage eine Verminderung des bis zum Zeitpunkt des Arbeitszeitwechsels erworbenen Urlaubsanspruchs unterbleibt. Dieser Urlaubsanspruch umfasst einen evtl. noch vorhandenen Urlaub aus vorangegangenen Urlaubsjahren sowie den anteilig entstandenen und noch nicht eingebrachten Urlaub des laufenden Urlaubsjahres.
Eine weitere Frage, nämlich nach der Höhe des Entgelts während des Urlaubs, wurde dem Tarifausschuss der Tarifgemeinschaft der Länder –TdL – zur weiteren Beratung vorgelegt. Es bleibt daher bis auf weiteres beim Teilzeitentgelt. Das Ministerium empfiehlt den Dienststellen jedoch, Beschäftigte, die einen Antrag auf Verminderung der Arbeitszeit unter gleichzeitiger Reduzierung der wöchentlichen Arbeitstage stellen, auf einen evtl. noch bestehenden Resturlaub hinzuweisen und eine einvernehmliche Lösung anzustreben, wonach der bestehende Resturlaub möglichst vor der Arbeitszeitänderung eingebracht wird. Damit würde auch die Frage der Höhe des Entgelts während des Urlaubs positiv gelöst.

Nochmalige Erhöhung der Einstellungen beim Landesamt für Finanzen

Das Landesamt für Finanzen kann im kommenden Jahr insgesamt 73 und damit 33 Nachwuchskräfte mehr in der 2. Qualifikationsebene einstellen als zunächst bewilligt. Dies resultiert daraus, dass nach aktuellen Berechnungen mehr Personalabgänge erfolgen werden. Der HPR begrüßt die Berücksichtigung dieser aktuellen Entwicklung.