HPR Bericht Monat März 2014
Der monatliche Bericht aus dem HPR von Johanna Markl
Einführung eines Lizenzmanagement-Tools im IT-Bereich +++ Speicherübersicht UNIFA +++ Einbeziehung der Lohnsteueraußenprüfung in MISTRAL +++ Strukturierte Interviews im Einstellungsverfahren +++ Wie geht’s weiter mit den Strukturierten Interviews
Einführung eines Lizenzmanagement-Tools im IT-Bereich
Im IuK-Bereich sind die verschiedensten Softwareprodukte im Einsatz. Es handelt sich überwiegend um lizenzpflichtige, zum Teil aber auch um lizenzfreie Produkte. Die korrekte Lizenzierung sei von zunehmender Bedeutung, so das Ministerium, aber in der Praxis nicht immer einfach zu bewerkstelligen. Zu hohe Lizenzierung koste Geld, zu niedrige Lizenzierung könne mit erheblichen Strafen belegt werden.
Zur effektiven Verwaltung der im Einsatz befindlichen Software soll nun ein Lizenzmanagement-Tool eingeführt werden. Die Analyse der verwendeten Software erfolgt dann anhand der durch Fernwartung bereitgestellten Daten. Dies geschehe mittels eines Scans, der vorher angekündigt werde und bei dem kein Zugriff auf Dateien erfolge. Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle sei durch Deaktivierung vorhandener Teile des Tools ausgeschlossen.
Das Tool sei in der IT-Abteilung des Landesamtes für Steuern pilotiert worden. Ein Einsatz sei daneben beim Landesamt für Finanzen und dem neu zum Ressort gekommenen Rechenzentrum Süd vorgesehen. Aber auch andere Ressorts hätten Interesse angemeldet. Die betroffenen Beschäftigten sollen über den vorgesehenen Einsatz und die Einsatzbedingungen informiert werden. Zur Sicherstellung des Schutzes der Beschäftigten wurden Verhandlungen über den Abschluss einer Dienstvereinbarung verabredet.
Speicherübersicht UNIFA
Mit der Einführung von UNIFA wurde auch die sog. Speicherübersicht geschaffen. Sie dient dem besseren Arbeitsablauf in den einzelnen Bereichen. Mit ihr können am Finanzamtsrechner zwischengespeicherte Fälle eingesehen werden. Damit sollen z.B. Fälle mit Zeichnungsvorbehalt erkannt oder ein Vergessen der Umsetzung von Fällen vermieden werden.
Bereits bei der Einführung im Jahr 2000 und erneut in 2005 hat das Finanzministerium – insbesondere auf Forderung des HPR – gegenüber den Ämtern klargestellt, dass die Speicherübersicht kein geeignetes Instrumentarium zur Dienstaufsicht darstellt und nicht für eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist. Es ergebe sich daraus weder eine Aussage zu den unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden von Fällen noch zu den durchgeführten weiteren Arbeiten wie veranlagungsbegleitende Tätigkeiten. Die Speicherübersicht habe daher keinen Aussagewert über die Arbeitsleistung und den Arbeitsumfang. Einzig relevantes Verfahren zur Steuerung des Arbeitsfortgangs sei das Verfahren MISTRAL. Dazu hat der HPR mit dem Finanzministerium in einer Dienstvereinbarung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten klare Regelungen vereinbart.
Da diese Grundsätze offenbar in Einzelfällen missachtet wurden, hat sich der HPR entschieden gegen eine derartige Vorgehensweise gewandt und das Finanzministerium aufgefordert, gegenüber den Dienststellen nochmals eindeutig klarzustellen, dass die dienstlichen Anweisungen des Finanzministeriums sowie die Dienstvereinbarung einzuhalten sind, eine Verhaltens- und Leistungskontrolle über die Speicherübersicht unzulässig ist und eine Verletzung der Dienstpflichten darstellt.
Einbeziehung der Lohnsteueraußenprüfung in MISTRAL
Im Verfahren MISTRAL werden derzeit noch für verschiedene Arbeitsbereiche von den Fachreferaten des LfSt erstellte Jahresstatistiken übernommen um so eine Gesamtschau über das Finanzamt zu ermöglichen. Die Finanzämter erfassen dazu die entsprechenden Daten in Excel-Listen. Für die Bereiche der Lohnsteueraußenprüfung und die Umsatzsteuerprüfung sollen diese künftig in MISTRAL-Eingabemasken – sog. APEX-Masken – eingegeben werden. Damit sollen eine Vereinfachung sowie eine bessere Übersicht und Benutzerfreundlichkeit erreicht werden.
Nach der Pilotierung steht die allgemeine Einführung an, bei der der HPR zu beteiligen ist.
Strukturierte Interviews im Einstellungsverfahren
Der Datenschutz und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung sind auch für die strukturierten Interviews im Rahmen des Einstellungsverfahrens für die 3. und 4. QE zu beachten. Es war nun eine Änderung im Ablauf der Gespräche erforderlich. Die einleitenden Fragen im Vorstellungsteil werden künftig nicht mehr in der Gruppe, sondern im Einzelgespräch gestellt.
Wie geht’s weiter mit den Strukturierten Interviews
In dem Zusammenhang wurde wegen der zu erwartenden großen Einstellungsjahrgänge in der 3. QE die Frage nach Veränderungen im Verfahren mit dem Ministerium erörtert. Die Zukunft dieses Verfahrens hinterfragt der HPR schon seit einiger Zeit kritisch, auch angesichts der zu erwartenden steigenden Einstellungen, aber auch aus grundsätzlichen Erwägungen. Im Mittelpunkt steht der personelle Aufwand für die Prüferteams. Angesichts der aktuellen und künftigen Einstellungszahlen und der desolaten Personalsituation in den Ämtern scheint diese Form nicht mehr machbar. Zuviel Personal werde dafür zu lange Zeit gebunden. Auch sei die Frage zu stellen, ob die Gespräche überhaupt so zügig abgewickelt werden könnten, dass keine Bewerberinnen und Bewerber aus Zeitgründen abspringen. Man sollte auch die positiven Erfahrungen aus den Einstellungsgesprächen für die 2. QE bedenken.
Für das anstehende Auswahlverfahren müsse, so das Ministerium in einem Erörterungstermin, den Bewerberinnen und Bewerbern das Prozedere vorweg bekannt gegeben werden. Ein geändertes Verfahren für die aktuellen Einstellungsgespräche müsste daher in kürzester Zeit entwickelt werden und es müsste Gerichtsfestigkeit gewährleisten. Dies erscheine problematisch.
Der HPR hat betont, dass er jederzeit sowohl offen sei für eine Diskussion über ein Aussetzen, Absetzen oder über Veränderungen als auch bereit und in der Lage, Entscheidungen zu treffen.