HPR-Bericht Mai 2019

Der monatliche Bericht aus dem HPR von Hermann Abele und Florian Köhler

MISTRAL – RMS Datenblatt +++ MISTRAL – Sonderstellen Veranlagung +++ Strukturiertes Interview 4. QuE +++ BayZeit +++

MISTRALRMS Datenblatt

In den vergangenen Monaten war der Hauptpersonalrat mit dem Finanzministerium in sehr konstruktiven Gesprächen über die Fortentwicklung des elektronischen Berichtswesens MISTRAL. Konkret ging es um eine geplante Erweiterung des Verfahrens um Analysekennzahlen für das „RMS-Datenblatt“. Für den Hauptpersonalrat und das Finanzministerium steht fest, dass das Verfahren MISTRAL nicht dazu dienen soll, die so wichtige Selbststeuerung der Beschäftigten aufzugeben. Zudem ist das Verfahren nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten geeignet. Trotzdem hat die immer stärkere Verzahnung des Risikomanagements und Controllings gezeigt, dass auch für den Bereich „Risikomanagement-RMS“ Kennzahlen in MISTRAL notwendig sind. Nach der flächendeckenden Einführung des RMS-Datenblatts wurden den Finanzämtern bisher die Informationen, wie viele der zu veranlagenden Fälle welcher Risikoklasse zugeordnet worden sind, in Exceltabellen zur Verfügung gestellt. Ziel der Risikoklasseneinteilung ist es, die Erfahrungen und das Wissen der Beschäftigten mit in das elektronische Risikomanagement einfließen zu lassen. Mit Hilfe der Exceltabellen sollten die Ämter die Möglichkeit erhalten, die Verteilung der einzelnen Risikoklassen erkennen und analysieren zu können.
Diese Daten sollen nunmehr für die Aufgabenbereiche 01 bis 04 (AN, AV, PG, Kö) über neu geschaffene Analyseberichte „RMS-Datenblatt“ von der bisherigen Form in MISTRAL überführt werden. Neben den absoluten Fallzahlen der einzelnen Risikoklassen soll zusätzlich noch ausgewiesen werden, welcher prozentuale Anteil auf die einzelnen Risikoklassen entfällt. Im Beteiligungsverfahren verständigten sich HPR und Finanzministerium darauf, auf die Darstellung der A- und B-Berichtsebene (Finanzämter im Vergleich) für die Finanzämter zu verzichten. Mit diesen Maßgaben hat der Hauptpersonalrat der Einführung gem. Art 75a BayPVG zugestimmt.

MISTRAL – Sonderstellen Veranlagung

Die Aufgabenbereiche 01 bis 04 (s.o.) sollen um Teil-Aufgabenbereiche und Teil-Berichte für Sonderstellen erweitert werden. Bisher sind diese Sonderstellen, z.B. zentralisierte LuF-Stellen, Insolvenzstellen, Firmenstellen im übergeordneten Aufgabenbereich enthalten. Nach Ansicht des Finanzministeriums unterscheiden sich diese Sonderstellen aufgrund ihrer abweichenden Fallstrukturen stark von den übrigen Arbeitseinheiten. Daher seien diese nur schwer vergleichbar. Durch die Erstellung eigener Berichte soll es den Beschäftigten ermöglicht werden, sich mit den entsprechenden Sonderstellen innerhalb ihres jeweiligen Finanzamtes sowie mit dem Durchschnittswert derselben Sonderstellen anderer Finanzämter zu vergleichen. Zudem würde das Herausbrechen dieser Sonderbereiche dazu führen, dass die Werte der regulären Stellen nicht mehr verfälscht würden. Insgesamt bleibt festzustellen, dass keine neuen Kennzahlen notwendig sind. Klar ist, dass ein spezieller Ausweis nur bei größeren Sonderstellen möglich ist. Bei kleineren Ämtern handelt es sich bei diesen Tätigkeitsfeldern eher um Randbereiche. Ein eigener Bericht erfolgt daher nur, wenn am jeweiligen Amt über Acustic ein extra Arbeitsgebiet hierfür ausgewiesen ist.

Strukturiertes Interview 4. QuE

Seit rund zehn Jahren muss auch beim Einstieg in die 4. Qualifikationsebene ein Strukturiertes Interview erfolgreich absolviert werden. In einer breit aufgestellten Arbeitsgruppe (incl. Vertreter des HPR) wurde dieses Interview nun einer grundlegenden Überprüfung unterzogen. Herr Prof. Dr. Markus Bühner (Lehrstuhlinhaber psychologische Methodenlehre und Diagnostik an der LMU München) konnte als Teil der Arbeitsgruppe wichtigen wissenschaftlichen Input liefern. Kernaufgabe war die Bildung eines Anforderungsprofils, die Konzeption neuer Fälle und Fragen sowie die Herausarbeitung des zugehörigen Erwartungshorizonts. Im Ergebnis sind die Interviewer/innen nun angewiesen, die exakten Fall- und Frageformulierungen nicht zu ändern bzw. abzuwandeln. Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand eines vorgegebenen Erwartungshorizonts, von dem nicht abgewichen werden darf. Neu ist weiterhin, dass je Interview nur eine Bewerberin bzw. ein Bewerber geprüft wird; nicht mehr – wie bisher – in Dreier-Gruppen. Die Dauer eines Interviews beläuft sich auf rund eine Stunde und wird von zwei Interviewern/innen durchgeführt. Neben biographischen Fragen gilt es, verschiedene Fallsituationen aus dem Verwaltungsbereich zu beantworten. Für alle Interviewer/innen sollen folgende Schulungen angeboten werden:
Einführung in die Grundlagen des Strukturierten Interviews
Beobachtungs- und Bewertungstraining
Um die entsprechende Qualität zu gewährleisten, dürfen nach DIN 33430 auch nur geschulte Interviewer/innen zur Durchführung des Interviews berechtigt sein. Zudem ist eine bedarfsabhängige Nachschulung und regelmäßige Evaluationstreffen mit statistischen Auswertungen geplant.

BayZeit

In einer sehr ausführlichen Erörterung beschäftigte sich der Hauptpersonalrat mit dem Zeiterfassungssystem BayZeit, welches ein integriertes Verfahren für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung ist. Vor mehreren Jahren fasste der Ministerrat aufgrund eines Berichts des Bayerischen Obersten Rechnungshofs den Beschluss, die vielen dezentralen im Einsatz befindlichen Zeiterfassungssysteme sukzessive in ein für den Freistaat Bayern einheitliches und zentrales System zu überführen.
Nach einer Ausschreibung war nur eine bayerische Firma in der Lage, die Anforderungen zu erfüllen. In der Folge wurde mit dieser Firma ein entsprechender Rahmenvertrag geschlossen und das System auf den sogenannten Bayernstandard gehoben und zum Einsatz gebracht. Wie bereits mehrfach im „Bericht aus dem HPR“ dargestellt, kritisierte der Hauptpersonalrat die mangelhafte Barrierefreiheit und die schlechte Bedienbarkeit der bisherigen Versionen. Die letzten Jahre wurde uns zugesichert, mit der kommenden webbasierten Version (HTML-Client) werde hier ein Durchbruch gelingen. Die mit dem jüngst bei einigen Dienststellen gestarteten Roll-Out verbundenen Erwartungen an diese neue Version wurden nur zum Teil erfüll: Die Barrierefreiheit scheint nicht optimal gelöst zu sein, auch bei der Benutzerfreundlichkeit besteht noch Nachbesserungsbedarf. Zusätzliche Systemausfälle im Februar und März 2019 zeugen ebenfalls von Startschwierigkeiten.
In der Erörterung zeigte sich das Finanzministerium als sehr gut informiert. Man wisse um die Probleme der vergangenen Monate, die vor allem auf Lastprobleme des Servers und Softwarefehler zurückzuführen seien. Diese Probleme seien mittlerweile behoben. Hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und der Barrierefreiheit habe man sich von der durch die Herstellerfirma bereitgestellte Version mehr erwartet. Aus diesem Grund habe man nun beschlossen, eine Arbeitsgruppe aufzusetzen, in der neben Vertretern aller Ressorts unter anderem die Herstellerfirma, die Schwerbehindertenvertretung und die Personalvertretung vertreten sein werden. Dort sollen die gemeldeten Probleme diskutiert und für die Programmierung priorisiert werden.
Derzeit sind von den insgesamt 760 mit BayZeit arbeitenden Dienststellen 95 auf die neue Version umgestellt. Das Rollout wurde wegen der auftretenden Probleme zeitlich gestreckt (bis Ende 2019). Bis zum Oktober 2019 sollen erste Programmverbesserungen hinsichtlich Bedienbarkeit implementiert und ausgerollt werden.
Der HPR forderte abschließend, die Barrierefreiheit und die Benutzerfreundlichkeit weiter mit aller Entschiedenheit zur verbessern und die hierfür erforderlichen finanziellen Mittel zur Verfügung zu stellen.