Effizienzgewinn immer schwieriger - Realitätssinn gefragt!

"Seite 3" Mai 2015

bfg-Vorsitzender Gerhard Wipijewski setzt sich auf der "Seite 3" der Mai-Ausgabe der bfg-Zeitung mit neuen EDV-Verfahren auseinander und warnt vor zu hohen Erwartungen. Effizienzgewinne sind immer schwieriger zu realisieren. Stattdessen ist Realitätssinn gefragt.

Die Papierlose Sachbearbeitung in der Beihilfe, kurz PSB genannt, hat es bis auf den Titel unserer Mai-Ausgabe geschafft. Zu zahlreich sind die Probleme bei dem mit großen Erwartungen gestarteten Projekt, zu lang die Wartezeiten auf Beihilfebescheid und Geld, zu groß die Bedeutung des Verfahrens für das Landesamt für Finanzen, aber eben auch für alle Beihilfeberechtigten.
Dabei sind die Schwierigkeiten, mit denen die Beteiligten zu kämpfen haben, vielschichtig. Manches aber erinnert an die Probleme bei der Einführung anderer EDV-Verfahren, gleich in welcher Verwaltung.
Da sind die viel zu großen Erwartungen. Man hatte gedacht, die Scan-Software würde den allergrößten Teil der den Rechnungen und Rezepten zu entnehmenden Daten erkennen, ohne dass auch nur ein Mensch einen Blick darauf wirft. Tatsächlich aber müssen die Kolleginnen und Kollegen die Daten praktisch jeden Belegs nachbearbeiten, bevor das Ergebnis der Beihilfestelle zur „papierlosen Sachbearbeitung“ überspielt werden kann. Dort freilich gehen die Probleme weiter.
Plötzlich gibt es Leitungsprobleme, wo noch nie welche waren, wohl ob der großen Datenmengen. Das klassische Nadelöhr aller EDV! Und es gibt die – wenig überraschende, jetzt aber auch einvernehmlich ausgesprochene – Erkenntnis, dass das Sichten und rechtliche Bewerten von Papierbelegen schneller ging bzw. geht, als der gleiche Vorgang anhand von „Images“ am Bildschirm.
Immer wieder stellt man fest, dass neue EDV-Verfahren in unseren Verwaltungen keine Beschleunigung der Arbeit bringen und damit keine spürbare Entlastung für die Beschäftigten. Im Grunde müssen wir immer wieder erkennen, dass vieles kaum mehr schneller geht, dass angesichts all der bisherigen Rationalisierungsmaßnahmen bei der menschlichen Bearbeitung größere Effizienzgewinne durch noch stärkere Automatisierung schwer zu erreichen sind („generieren“). Gerade bei einfacheren Arbeiten haben auch die Beschäftigten große Fertigkeit und Geschwindigkeit entwickelt.
Dies gilt auch für die Steuerverwaltung, wo erhebliche Erwartungen in das Risikomanagementsystem (RMS) in den Veranlagungsbereichen der Finanzämter gesetzt werden, und damit in eine jedenfalls zum Teil vollautomatische Umwandlung einer Steuererklärung in einen Steuerbescheid – ohne menschliches Zutun. Auch hier werden aber damit die leichten und auch vom Sachbearbeiter-Menschen schnell zu erledigenden Fälle vom Schreibtisch verschwinden, wenn denn überhaupt erst einmal eine nennenswerte „Auto-Quote“ erreicht wird!
Bei manchen in Verwaltung und Politik kommt hier noch die Erwartung dazu, dass RMS automatisch zu einer besseren Bearbeitung führt und zu mehr Steuern. Auch vor dieser Erwartung warne ich. Zumindest wird auch das ein langer Weg werden. Erst einmal ist das Gegenteil der Fall: Denn sobald man Steuererklärungen in einem bestimmten finanziellen Rahmen für risikoarm und nicht prüfungswürdig erklärt, sie also nicht mehr prüfen lässt, nimmt man Steuerausfälle in Kauf. Diese Mindereinnahmen lassen sich dann ausgleichen, wenn die Sachbearbeiter durch diese vollautomatisch erledigten Fälle in einem solchen Maß von Arbeit entlastet werden, dass sie sich um die bedeutenderen Fälle intensiver kümmern können. Ja, und ein Steuer-Plus wird es erst geben können, wenn die Sachbearbeiter so stark entlastet werden, dass sie viel mehr Zeit zum Prüfen zur Verfügung haben.
Davon freilich sind wir noch meilenweit entfernt. Denn derzeit landen noch mehr als 95% der Steuerfälle beim Sachbearbeiter. Und das mit so vielen und manches Mal wenig sinnvollen Prüfaufträgen, dass von einer Verbesserung der Bearbeitung noch lange nicht gesprochen werden kann.
Weil also Effizienzgewinne nicht so einfach zu erreichen sind wie vielleicht in der Anfangszeit des Computers, ist mehr Realitätssinn gefragt. Vielleicht muss man sich auch eingestehen, dass EDV-Verfahren heute eher neue qualitative Möglichkeiten bringen und damit womöglich sogar Mehraufwand, als in jedem Fall eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe.
Und dann gilt es natürlich immer weiter zu investieren. Der Rechner von gestern ist das Problem von heute. Gleiches gilt für so ziemlich alles in der EDV. Der Investitionsschub, der auf die Kritik beim bfg-Gewerkschaftstag folgte, muss sich deshalb auf hohem Niveau fortsetzen.