HPR Bericht März 2013

Der monatliche Bericht aus dem HPR von Johanna Markl

Gesundheitsmanagement als Chefsache +++ Coaching beim Landesamt für Finanzen – absolute Vertraulichkeit der Gespräche +++ Papierlose Sachbearbeitung der Beihilfeanträge - PSB +++ Zu viel: „Verlust“ während der Ausbildung

Gesundheitsmanagement als Chefsache

Der HPR hat bereits mehrfach die Einführung eines umfassenden Gesundheitsmanagements im Bereich der Finanzverwaltung gefordert. Er hat zu diesem Thema nun ein ausführliches Gespräch mit dem Abteilungsleiter Personal im Finanzministerium, Wilhelm Hüllmantel geführt. Bei einigen Finanzämtern und dem LfF – Dienststelle Augsburg – läuft seit einiger Zeit ein Pilotprojekt zum Aufbau eines Gesundheitsmanagements, bei dem u. a. im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung psychosoziale Arbeitsbelastungen ermittelt und ausgewertet wurden. Aus Sicht des HPR lassen sich daraus durchaus die Arbeitsbelastung und Gefährdungen der Gesundheit entnehmen. Den beteiligten Ämtern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wurden die Ergebnisse vorgestellt und die Dienststellen haben in diesen Tagen den Auftrag erfüllt, aufgrund der Auswertungen Maßnahmen zu erarbeiten und Vorschläge vorzulegen.

Auch wenn das Finanzministerium nicht an eine Ausweitung dieses Projekts auf andere Ämter denkt, hält es der HPR für wichtig, für die Pilotämter die Weiterführung sicher zu stellen. Dies wurde zugesagt. Insgesamt hält es der HPR für dringend nötig, endlich zu einem einheitlichen Vorgehen zu kommen. Es gebe verschiedene Ansätze in Dienststellen, verschiedene Arbeitsgruppen hätten sich intensiv mit dem Thema befasst und es lägen fundierte Berichte vor. Hüllmantel betonte, dass ihm die Problemfelder der Finanzverwaltung durchaus bekannt seien und er mehrfach auf die dramatische Situation aufmerksam gemacht habe. Er wolle das Thema nun zu einer Hauptaufgabe machen. Das Ministerium plane eine auf die Finanzverwaltung zugeschnittene Mitarbeiterbefragung zum Thema Gesundheit, Belastungen usw. Dies solle die Basis für weitere Entwicklungen sein, in die die Personalvertretung eingebunden werden soll. Übereinstimmung bestand, dass die finanzielle Ausstattung verbessert werden müsse.

Coaching beim Landesamt für Finanzen – absolute Vertraulichkeit der Gespräche

In der Dezember-Ausgabe der bfg-Zeitung haben wir über das Projekt Coaching beim LfF und ein Gespräch mit Frau Schätzler berichtet, die das Projekt beim LfF aufgebaut hat und als Coach fungiert. Um Missverständnissen vorzubeugen, sei hier klarstellend deutlich gemacht, dass für Coachinggespräche die Schweigepflicht gilt und diese Gespräche von Frau Schätzler immer absolut vertraulich behandelt werden.

Papierlose Sachbearbeitung der Beihilfeanträge – PSB

Hinter dem Begriff PSB verbirgt sich ein zukunftsweisendes neues Verfahren zur Bearbeitung von Beihilfeanträgen. Im Zentrum steht das Einscannen und Digitalisieren von Anträgen und Belegen. Damit will die Verwaltung der Arbeitsmenge in den Beihilfestellen begegnen, Entlastung von Erfassungstätigkeit erreichen und die Grundlage schaffen für weitere Automatisierungen und die maschinelle Unterstützung bei der Prüfung von Belegen. Während bei Versicherungen bereits seit längerem automationsgestützte Verfahren im Einsatz seien, die dem Vernehmen nach zu deutlich höheren Beanstandungsquoten bei Rechnungen und zu beachtlichen Einsparungen führten, übernehme Bayern mit seinem Vorhaben zur Beihilfe wiederum eine viel beachtete Vorreiterrolle im Ländervergleich. Das Finanzministerium hat den HPR über den derzeitigen Stand und die weiteren Planungen in dem Verfahren unterrichtet. Zurzeit läuft das Ausschreibungsverfahren für die Hochleistungs-Scan-Geräte. Man rechnet bis Juni mit der Auswahlentscheidung.

Anschließend soll die Erprobung des Scannens beginnen. In diesem Arbeitsschritt sollen die Scan-Vorbereitungen, das Scannen, die Grundwartung und Archivierung erfolgen. Danach ist eine ortsunabhängige Weiterbearbeitung der Daten möglich. Man geht von einem hohen Erkennungsgrad der Scanner aus. Dennoch nicht erkannte Belege oder Personalnummern müssen in einer Nachkorrektur bearbeitet werden. Hier handelt es sich um einen neuen Arbeitsbereich, der an einem Standort zentral angesiedelt werden soll. In einem weiteren Korrekturschritt sind nicht erkannte Fachdaten, Zahlen, unerkennbare Namen usw. zu bereinigen. Eine zentrale Clearingstelle soll sich mit aufwändigeren Sonderfällen und Recherchen sowie übergreifenden Aufgaben befassen. Anschießend kann die Sachbearbeitung erfolgen, künftig allerdings papierlos am Bildschirm.

Für Zweifelsfälle steht das gescannte Bilddokument zur Verfügung. Die Zuständigkeiten und die bisherige Prozessorganisation bleiben unverändert, ebenso die Sachbearbeitung in BayBAS. Der Bescheidausdruck und der Versand werden in Zukunft über das Rechenzentrum Nord erfolgen. Nach erfolgreicher Pilotierung ist die allgemeine Einführung des Scan-Verfahrens ab Ende 2014 vorgesehen. Als Scan-Standorte sind vier Dienstorte des LfF vorgesehen. Das Finanzministerium stimmt mit dem HPR überein, dass für das Scannen, Korrigieren und Nachbearbeiten zusätzliches Personal erforderlich sein wird, dass es sich um eine dauerhafte Beschäftigung handelt und daher unbefristete Arbeitsverträge abzuschließen sind. An der Antragstellung wird sich nichts ändern.

Die eingereichten Belege bleiben bis zur vollständigen Abwicklung des Falles bei der Scanstelle und werden dann vernichtet. Bei Kürzungen oder Ablehnungen wird der digitalisierte Beleg ausgedruckt. Als weiterer Schritt soll die Beihilfebearbeitung durch eine computergestützte Rechnungsprüfung unterstützt werden. Man könne sich dann auch ein maschinelles Abarbeiten einfacher und unkritischer Anträge vorstellen. Dadurch soll zum einen mehr Zeit zur Verfügung stehen für die Bearbeitung schwieriger Fälle. Man erhofft sich damit auch konkrete finanzielle Einsparungen angesichts steigender Beihilfekosten. Inwieweit sich dann die Frage der Personalstärke stellt, ist nach Aussage der Verwaltung derzeit nicht absehbar. An dem Anliegen, einheitliche Formulare für Rezepte, Verordnungen usw. zu erreichen, so das Finanzministerium, sei man dran, es sei aber ein schwieriges und zumindest nicht schnell lösbares Thema.

Dienstpostenbewertung forcieren – Beförderungen nach A 14 nach modularer Qualifizierung sichern

Wie berichtet, hat der HPR Probleme bei der Umsetzung der modularen Qualifizierung für Ämter ab A 14 in der Steuerverwaltung an das Finanzministerium herangetragen. Konkret geht es darum, dass in der BP und Steufa, aber auch im LfSt – IuK nicht ausreichend A 14-fähige Dienstposten vorhanden sind, damit dort eingesetzte Beamtinnen und Beamte nach der MQ die für eine Beförderung nach A 14 notwendige Bewährungszeit ableisten können. Der HPR hat dringend Lösungen gefordert. Eine mögliche Beförderung dürfe nicht an organisatorischen Fragen, wie ausstehende Ergebnisse der Arbeitsgruppe Dienstpostenbewertung scheitern. Er hält eine Anhebung der Bewertung der Sachgebietsleiterstellen nach A 14 für zutreffend. Die Arbeitsgruppe Dienstpostenbewertung der Finanzämter habe nach etwa eineinhalb Jahren noch nicht einmal die Hälfte der Dienstposten untersucht. BP und Steufa seien nicht dabei. Man müsse hier insgesamt schneller vorankommen.

In einer Besprechung hat der HPR die Thematik mit Wilhelm Hüllmantel und Dr. Leonhard Kathke erörtert. Herr Hüllmantel betonte, insgesamt müsse die Eignung zur modularen Qualifizierung mit realistischen Aussichten auf eine Zulassung und in Folge einer entsprechenden beruflichen Entwicklung verbunden sein. Um Beförderungen zu ermöglichen, seien im aktuellen Doppelhaushalt entsprechende Stellen geschaffen worden.Es sei zutreffend, dass es gerade in den Außendiensten und beim LfSt Engpässe bei A 14-fähigen Dienstposten gebe, die sich im Laufe dieses Jahres verschärfen werden. Dies habe sich aus der schnellen Erhöhung der Zahlen für die MQ ergeben. Man sei sich aber einig, den betroffenen Kolleginnen und Kollegen schnellstmöglich den Weg zu ebnen. Übereistimmend wurde festgestellt, dass das Abstandsgebot, wonach ein Sachgebietsleiterposten höher einzustufen sei als der Prüferbereich nicht durchgehend eingehalten werde. Für den IuK-Bereich des Landesamts würden, so die Vertreter des Ministeriums, die Probleme mit dem LfSt besprochen werden. Eine weitere Forderung des HPR ist die Bewertung des Dienstpostens des stellv. Kassenleiters nach
A 12. Dies deckt sich mit den Feststellungen der Arbeitsgruppe Kassenzentralisierung. Auch hier, so der HPR, bestehe zügiger Handlungsbedarf. Auch in der Betriebsnahen Veranlagung müsste dringend der veränderten Realität Rechnung getragen werden. Die Aufgaben seien mittlerweile so komplex, z. B. Prüfung im Bereich Personengesellschaften, Körperschaften, Ermittlungen für die Rechtsbehelfsstelle, dass eine A 12-Bewertung gerechtfertigt ist. Dies entspreche auch dienstlichen Notwendigkeiten.

Das Ministerium hat in diesen konkreten Fällen schnellstmögliche Entscheidungen zugesagt. Die Arbeitsgruppe Dienstpostenbewertung soll die dringlichsten Bereiche vorziehen.

Zu viel: „Verlust“ während der Ausbildung

Seit langem beschäftigen den Hauptpersonalrat und die Jugendvertretungen die hohen Verlustquoten in der Ausbildung zur 3. QuE in der Steuerverwaltung. Zum einen geht es ihm darum, dass es trotz mehrfacher Absichtserklärungen des Ministeriums in den vergangenen Jahren nicht gelungen ist, jeden Personalabgang zu ersetzen, sondern der Personal-Istbestand immer weiter gesunken ist. Zum anderen geht es auch um die Frage nach den Ursachen des „Schwundes“. Nun haben Hauptjugend- und Auszubildendenvertretung und der HPR anhand der Zahlen der letzten Jahre Ermittlungen angestellt, aus denen sich eine Verlustrate zwischen 16 % und 26 % zwischen der Zulassung zur Zwischenprüfung und der Qualifikationsprüfung ergibt.

Der HPR hat Finanzminister Söder eindringlich gebeten, aus diesen Zahlen Konsequenzen zu ziehen und die Einstellungskontingente entsprechend zu erhöhen. Angesichts von Diplomnoten, die weit hinter den Abschlussnoten der deutschen Hochschulen, aber auch erheblich hinter denen der in Hof für unsere Verwaltung ausgebildeten Verwaltungsinformatiker zurückbleiben, müssen auch Überlegungen zur Verbesserung von Studienbedingungen und der Prüfungserstellung und -korrektur angestellt werden. Auch an der Landesfinanzschule sind die Ausfallquoten weit geringer. Und schließlich: die auf dem Weg zum Steuerinspektor bzw. zur Steuerinspektorin Gescheiterten nur eines Jahrgangs verursachen Personalkosten bis über 3 Millionen Euro.