HPR Bericht Dezember 2014
Der monatliche Bericht aus dem Hauptpersonalrat von Florian Köbler
Zulassung zur Ausbildungsqualifizierung im Jahr 2015 +++ Einführung elektronische Akte „eGov Suite Bayern“ +++ Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes +++ FHVR Standort Kaufbeuren +++ Einstellungszahlen 2015 Bereich Steuer 3. QuE +++ Qualifikationsprüfung 2014 Bereich Steuer +++
Zulassung zur Ausbildungsqualifizierung im Jahr 2015
Das StMFLH hat den HPR darüber informiert, dass aufgrund der gestiegenen Einstellungszahlen auch die Anzahl der Plätze für die Ausbildungsqualifizierung für den Einstieg in die 3. QuE („Aufstieg“) von jährlich 25 auf 30 erhöht werde. Die alle drei Jahre stattfindende Prüfung zur Zulassung zur Ausbildungsqualifizierung wird voraussichtlich im Mai 2015 stattfinden. Das erfolgreiche Bestehen dieser Prüfung verbunden mit einer entsprechenden Platzziffer ist Voraussetzung für die Möglichkeit die Ausbildung zum Einstieg in der 3. QuE zu durchlaufen. (weitere Infos zum Verfahren siehe bfg Zeitung 11/2014)
Einführung elektronische Akte „eGov Suite Bayern“ Der Hauptpersonalrat konnte zum Thema Einführung einer elektronischen Akte eine ausführliche Erörterung mit dem StMFLH führen. Die Einführung eines elektronischen Ablagesystems beschäftigt die Verwaltung nunmehr seit etwa zehn Jahren. In den Jahren 2004/2005 hat der Bayerische Ministerrat mehrere Beschlüsse über eine entsprechende Einführung gefasst und auch den Ankauf entsprechender Softwarelizenzen beschlossen. In der Vergangenheit gab es jedoch immer wieder Verzögerungen und Probleme mit dem eingesetzten Programm. Die Zuständigkeit für die Einführung der e-Akte lag bisher beim Innenministerium. Im Zuge der Aufgabenbündelung hinsichtlich IT beim StMFLH wandert jedoch auch die Verantwortlichkeit für die e-Akte abschließend zum Jahreswechsel 2014/2015 in unseren Geschäftsbereich. Bereits seit mehreren Jahren pilotierte in unserem Ressort das Bayerische Landesamt für Steuern und das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung die entsprechende Software namens eGov Suit Bayern der Firma Fabasoft. Seit August 2014 ist das Programm auch im StMFLH eingesetzt worden. In einer gesonderten Veranstaltung wurde nunmehr dem Hauptpersonalrat auch die Funktionsweise der Software demonstriert. Den Hauptanwendungsbereich – und auch die vom Ministerrat getroffene Mindestvorgabe – stellt das sogenannte Dokumentenmanagementsystem dar. In diesem können elektronische Dateien, Emails oder eingescannte Dokumente dauerhaft archiviert werden. Hiermit soll die Papierakte auf Dauer ersetzt und ein Schritt zum elektronischen Büro erreicht werden. Der bisherige Posteingang in Papierform wird im Vorfeld in der Poststelle entsprechend gescannt und dem Bearbeiter elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Archivierung verläuft sehr leicht mittels „Drag and Drop“ und geht daher sehr schnell. Ein weiterer Anwendungsbereich liegt in der sogenannten Vorgangsbearbeitung (workflow). Dieser Bereich wird allerdings nur in den Dienststellen/Arbeitsgebieten eingesetzt, die mit klassischen Zeichnungsrechtsprozessen zu tun haben. Der dritte und letzte Anwendungsbereich der Software liegt in der Schreibtischfunktion. Diese ermöglicht es dem einzelnen Beschäftigten ein persönliches Archiv anzulegen. Wichtige Dokumente können hier abgelegt werden (z.B. Jahresberichte etc.). Diesen Bereich kann jeder Mitarbeiter selbst gestalten und an seine Bedürfnisse anpassen. Ein Zugriff von außen ist nicht möglich. In den kommenden Wochen wird nun der Hauptpersonalrat eine Rahmendienstvereinbarung zu dieser Software abschließen. Die ersten Gespräche hierzu waren bereits sehr erfolgsversprechend. Jedenfalls wird das Erstellen von Leistungs- oder Persönlichkeitsprofilen bzw. die Leistungskontrolle mittels eGov suite ausgeschlossen sein. Neben der Rahmendienstvereinbarung bleibt es aber den einzelnen Dienststellen freigestellt, weitergehende Vereinbarungen abzuschließen, die an die speziellen Einsatzgebiete des Programms abgestimmt sind. Der Zeitplan für die e-Akte sieht nun die Einführung im Bereich des Landesamts für Finanzen vor. Danach werden die restlichen Bereiche unseres Ressorts sukzessive angeschlossen. Die Geschäftsstellen der Finanzämter werden voraussichtlich im Jahr 2016 mit der e-Akte ausgestattet. Hier werden aber nur sehr wenige Vorgänge (z.B. Bauvorhaben) mittels e-Akte durchgeführt. Sie soll vor allem dazu dienen eine elektronische Kommunikation in diesen Angelegenheiten mit den übergeordneten Dienststellen zu ermöglichen. Ein Ersatz der Fachanwendungen (z.B. Unifa) durch die e-Akte ist jedenfalls nicht geplant.
Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes
Das Arbeitsschutzgesetz sieht für jeden Arbeitsplatz die zwingende Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung vor. In der Vergangenheit wurden hier insbesondere körperliche Gefährdungen anhand der sogenannten Büro- und Bildschirmarbeitsplatzcheckliste erfasst. In den Ämtern galt es vor allem die Bildschirmarbeitstätigkeit mit ihren Gefahren für Augen und Skelettmuskulatur zu erfassen. Nunmehr wurde Ende des Jahres 2013 §5 Abs. 3 des Arbeitsschutzgesetzes um die Notwendigkeit, auch psychische Belastungen bei der Arbeit in der Gefährdungsbeurteilung zu erfassen, ergänzt. Das StMFLH hat daher verfügt, in zukünftigen Gefährdungsbeurteilungen auch diesen Aspekt mit zu erfassen. Handlungshilfen, wie eine solche Gefährdungsbeurteilung erstellt werden kann, sind auf den Internetseiten des Staatsministeriums für Arbeit und Soziales, Familie und Integration eingestellt.
FHVR Standort Kaufbeuren
Der Mietvertrag mit den Bezirkskliniken Schwaben für den Standort der Fachhoch-schule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege in Kaufbeuren wird um weitere 20 Jahre verlängert. Betroffen von der Verlängerung sei hier zunächst aber ausschließlich das Lehrsaalgebäude. Im Zuge dessen sollen die bestehenden Lehrgebäude am Kaiserweiher um zwei neue Lehrsäle für weitere 60 Studenten ergänzt werden. Bereits ab März 2015 soll gebaut werden. Wie die zusätzlich erforderlichen Unterkunftsplätze bewerkstelligt werden ist dem Hauptpersonalrat bisher nicht bekannt.
Einstellungszahlen 2015 Bereich Steuer 3. QuE
Aufgrund der zusätzlichen Anwärterstellen im Stellenplan des Doppelhaushalts 2015/2016 können für den nächsten Ausbildungsjahrgang der 3. QuE 523 junge Nachwuchskräfte im Bereich der Steuerverwaltung eingestellt werden. Darunter befinden sich wiederum eingliederungsberechtigte Soldaten und sog. Vorbehaltsstellen für schwerbehinderte Bewerber.
Qualifikationsprüfung 2014 Bereich Steuer
Erfreulich hat sich die Erfolgsquote bei der sogenannten „Inspektorenprüfung“ entwickelt. Der Hauptpersonalrat hatte hier in den vergangenen Jahren immer wieder die hohen Durchfallzahlen kritisiert und an möglichen Lösungen mitgearbeitet. Vor allem der vor rund einem Jahr eingesetzte Runde Tisch zum Thema Ausbildung brachte viele positive Veränderungen. Nichtsdestotrotz gilt es weiter an der Optimierung der Ausbildung festzuhalten. Gerade die extrem hohen Einstellungszahlen werden auch weiterhin ein hohes Maß an Engagement aller an der Ausbildung Beteiligten erfordern. Der Hauptpersonalrat plant daher für den Beginn des Jahres 2015 erneute Gespräche – auch um die mittlerweile durchgeführten Maßnahmen zu evaluieren.