HPR-Bericht April 2018

Der monatliche Bericht aus dem HPR

Digitale Zukunft +++ VIVA-PSV +++ Elektronische Personalakte (ePA) +++ Mitarbeiterportal +++ Beihilfesachbearbeitung LfF +++ Zeiterfassung BayZeit

Digitale Zukunft

Kaum ein Thema bewegt die Arbeitswelt derzeit mehr als die zunehmende Digitalisierung. Chancen, Herausforderungen, aber auch Risiken gehen mit dem Wandel einher. Grund genug für den HPR sich über mit den Verantwortlichen im Finanzministerium über die aktuellen Entwicklungen auszutauschen.
Der Sachstand einiger Projekte wird nachfolgend dargestellt.

VIVA-PSV

Das Vorhaben VIVA-PSV in den Finanzämtern steht seit Längerem im Fokus. Mit dem Anschluss der Geschäftsstellen an das Verfahren VIVA-PSV hält das Finanzministerium langfristig eine Arbeitserleichterung in diesem Bereich für möglich. Denn bisher mussten umfangreiche Telefonate mit der personalverwaltenden Stelle und Änderungsmitteilungen durch Mitteilungen auf Papier erfolgen. Zukünftig soll sowohl dieser Aufwand entfallen als auch die mehrfache Erfassung des gleichen Sachverhalts.
Auch die im Mai 2018 in Kraft tretende EU Datenschutz-Grundverordnung erfordert eine solide Datenqualität. Um das Auskunftsrecht der betroffenen Personen zu gewährleisten, sollen alle personenbezogenen Daten in VIVA gespeichert werden. Daneben weitere Datenquellen wie Excel Tabellen etc. zu führen, würde die jeweilige Einzelauskunft unnötig erschweren.
Inzwischen sind alle Finanzämter an VIVA-PSV angeschlossen. In einem ersten Schritt ist der flächendeckende lesende Zugriff auf die Personaldaten möglich. Der schreibende Zugriff ist evaluiert und soll nun sukzessive und flächendeckend ausgeweitet werden.
Die Forderung des HPR nach umfangreichen und rechtzeitigen Schulungen wird vom Finanzministerium unterstützt. Das LfSt ist derzeit mit der Ausarbeitung eines Konzepts für den Rollout befasst. Um eine gleichbleibend hohe Qualität der geführten Personaldaten zu gewährleisten, sind dreitägige Schulungen für die zuständigen Geschäftsstellenmitarbeiter/-innen vorgesehen. Diese sollen speziell auf die Bedürfnisse der Finanzämter ausgelegt sein.
Verbesserungsbedarf besteht noch für die Schnittstelle zwischen ACUSTIG und VIVA-PSV. Hier ist der manuelle Aufwand bisher noch zu groß. Die Verwaltung arbeitet deshalb daran einen vollständig automatisierten Ablauf zu kreieren.

Elektronische Personalakte (ePA)

Ausgehend vom Beschluss der Bayerischen Staatsregierung zukünftig elektronische Akten zu führen besteht auch für die Personalakten die Notwendigkeit diese zu digitalisieren und elektronisch zu führen. Wie beispielsweise der große Aufwand durch die Anforderung und Auswertung von Personalakten für die Versorgungsauskunft zeigt, wären durch eine elektronische Personalakte erhebliche Vereinfachungen bei der Arbeit mit Personalakteninhalten denkbar. Allerdings stellt die Schaffung einer elektronischen Personalakte auch eine der größten Herausforderungen im IT-Bereich dar.
Dafür müssen hunderttausende oft jahrzehntealte Papierakten digitalisiert werden, aber auch klassifiziert. Die Datensicherheit ist dabei von zentraler Bedeutung. Besondere gesetzliche Bestimmungen werden in Einzelfällen aber darüber hinaus das parallele Führen analoger Beweismittel erfordern.
Ressortübergreifende Abstimmungen zur elektronischen Personalakte haben inzwischen staatgefunden. Jetzt gilt es das Konzept dem Datenschutzbeauftragten vorzulegen.
Die elektronische Personalakte soll im Übrigen gleichermaßen für Beamtinnen und Beamte wie für die Tarifbeschäftigten eingeführt werden. Für die Tarifbeschäftigten wird hier analog den beamtenrechtlichen Regelungen vorgegangen werden.

Mitarbeiterportal

Eine ganze Reihe von Forderungen des HPR können sukzessive im Rahmen des Mitarbeiterportals erfüllt werden. Neben der elektronischen Mitteilung der Bezüge sind nun vor allem Verbesserungen im Bereich der Beihilfesachbearbeitung zu verzeichnen. So wird es demnächst eine Statusansicht über den Bearbeitungsstand des Beihilfeantrags geben. Man wird damit nachverfolgen können, ob der Beihilfeantrag eingegangen ist oder sich schon in Bearbeitung befindet. Damit wird nach Ansicht des HPR ein echter Mehrwert für Beihilfeempfänger erreicht, aber auch für Beihilfesachbearbeiter, die für diese Auskunft nicht mehr angerufen werden müssen.
Ein weiterer geplanter Schritt ist die elektronische „Zustellung“ des Beihilfebescheids über das Mitarbeiterportal. Und auch noch für das Jahr 2018 ist die vollelektronische Antragstellung für die Beihilfe im Rahmen des Mitarbeiterportals in Planung. Angedacht ist zudem die Einführung einer Beihilfe-App.

Beihilfesachbearbeitung LfF

Auch im Hinblick auf die vom HPR eingeforderten Arbeitserleichterungen im Bereich der Beihilfesachbearbeitung sind weitere Entwicklungen absehbar. Bereits ab Mai 2018 soll es zu einem Datenaustausch mit größeren zentralen Abrechnungsstellen der Ärzte kommen. Die Verwaltung geht davon aus, dass so die Inhalte von etwa 8 % der eingereichten Belege mittels QR-Code direkt von den Datenbanken der Abrechnungsstellen abgerufen werden können. Der aufwendige und fehleranfällige Scanprozess würde insoweit entfallen.
Die Digitalisierung schreitet auch im Bereich der Prüfung von Beihilfeanträgen weiter voran. Bereits seit dem Jahr 2011 werden aus dem Bereich der Arzneimittel die Pharmazentralnummern (PZN) erfasst und computergestützt ausgewertet. Jetzt steht die computergestützte Rechnungsprüfung (CRP) vor der Einführung. Damit können künftig auch die GoÄ und die GoZ ausgeweitet werden. Mittelfristig soll die computergestützte Rechnungsprüfung auch eine sogenannte „Dunkelverarbeitung“ gewisser Beihilfeanträge ermöglichen, also einen „Auto-Fall“. Die Freischaltung der Regeln des CRP wird schrittweise und erst nach einer längeren Simulation auf Basis von Echtdaten erfolgen.

Zeiterfassung BayZeit

Das Verfahren ist mittlerweile in über 730 Dienststellen mit ca.73.000 Nutzern im Einsatz. Der HPR sieht weiteren Verbesserungsbedarf, dem sich die Verwaltung auch annehmen will.
Die Pilotierung eines barrierefreien Webclients läuft derzeit beim Finanzamt Fürth. Ziel ist es neben der Barrierefreiheit auch eine verbesserte Bedienbarkeit des Programms zu erreichen.