HPR-Bericht November 2016

Der monatliche Bericht aus dem HPR von Johanna Markl

Speicherübersicht im Verfahren UNIFA +++ Auftragsübersicht im Verfahren UNIFA +++ Neue Software bei BayZeit

Speicherübersicht im Verfahren UNIFA

Die Anwendung Speicherübersicht hat keinen Aussagewert über die Arbeitsleistung und den Arbeitsumfang. Sie ist nicht zur Leistungskontrolle geeignet.
Im Verfahren UNIFA gibt es die sogenannte Speicherübersicht, die einem verbesserten Arbeitsablauf in den einzelnen Bereichen dienen soll. Damit können am Finanzamtsrechner zwischengespeicherte Fälle eingesehen werden. So sollen z. B. Fälle mit Zeichnungsvorbehalt erkannt oder ein Vergessen der Umsetzung von Fällen vermieden werden. Diese Speicherübersicht steht auch den Führungskräften für das jeweilige Sachgebiet zur Verfügung.
Seit der Einführung im Jahr 2000 hat das Finanzministerium auf Forderung des HPR gegenüber den Ämtern mehrfach klargestellt, dass die Speicherübersicht kein geeignetes Instru-mentarium für eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist. Es ergäben sich daraus weder Aussagen zu den unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden von Fällen noch weiteren Arbeiten wie veranlagungsbegleitende Tätigkeiten. Die Speicherübersicht habe daher keinen Aussagewert über die Arbeitsleistung und den Arbeitsumfang. Einzig relevantes Verfahren zur Steuerung des Arbeitsfortgangs sei das Verfahren MISTRAL. Dazu haben HPR und Finanzministerium in einer Dienstvereinbarung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten klare Regelungen vereinbart.
Da diese Grundsätze in Einzelfällen offenbar immer wieder missachtet werden, hat der HPR schließlich gefordert, für die Ebene der Sachgebietsleitung eine eingeschränkte Übersicht – ohne Bearbeiterzuordnung – zur Verfügung zu stellen. Dies sei programmtechnisch möglich.
Das Ministerium bekräftigt die bisherigen Aussagen, dass die Speicherübersicht nicht zur Leistungskontrolle geeignet ist, insbesondere auch, weil keine konkreten Leistungsdaten abgebildet werden. Sie sei aber ein hilfreiches und wichtiges Arbeitsmittel für die Führungsebene und erleichtere z. B. die Auswahl von Fällen für die stichprobenhafte Prüfung von Fällen im alleinigen Zeichnungsrecht der Sachbearbeiter. Im Arbeitnehmerbereich gebe es gar keine Papierakten mehr, so dass das frühere „Ziehen“ einer (Papier-)Akte gar nicht mehr möglich sei. So werde die Anwendung von der überwiegenden Zahl der Führungskräfte auch gesehen und verwendet. Deshalb wolle man auf die Gesamtansicht nicht verzichten. Man setze weiter auf Prävention, Aufklärung und Sensibilisierung der Führungskräfte für ihre Aufgaben und für die mit dem HPR getroffenen Vereinbarungen in der Dienstvereinbarung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Leistungsdaten und deren Beachtung in der Praxis. Diese erfolgte z. B. im Rahmen der Führungskräftequalifizierung und durch wiederkehrende Informationen. Verstöße gegen diese Vereinbarung stellen Dienstpflichtverletzungen dar, und bei tatsächlich festgestellten Verstößen seien als letztes Mittel disziplinarrechtliche Maßnahmen einzuleiten.

Auftragsübersicht im Verfahren UNIFA

„Ziel in KONSENS ist eine vollumfängliche, einheitliche und medien-bruchfreie Elektronische Akte … Papier bei der Fallbearbeitung und in der Akte soll nur noch im Ausnahmefall vorkommen …“
So die Zieldefinition bei der Einführung der Elektronischen Akte in KONSENS. Im Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde dieser Gedanke bekräftigt. Das Arbeitsumfeld in den Finanzämtern verändert sich mit dem zunehmenden Einsatz von IT seit Jahren umfassend. Dazu muss unter anderem eine effiziente elektronische Vorgangsbearbeitung bereitgestellt werden. Die Auftragsübersicht ist dafür ein Baustein, der den Bearbeiterinnen und Bearbeitern seit 2013 zur Verfügung steht. Sie soll der zentrale Einstiegspunkt für die Bearbeitung elektronischer Eingänge und Aufträge sein, wenn als Bearbeitungsanstoß kein Papier, keine Papiererklärung mehr eingeht.

Auftragsübersicht Sachgebietsleiter soll erprobt werden.

Auch für Sachgebietsleiter gibt es bereits eine Auftragsübersicht – über Fälle der eigenen Zuständigkeit, z.B. Zeichnungsvorgänge – quasi in der Rolle des Bearbeiters.
Die Aufgabe als Führungskraft verändert sich in der Folge der veränderten Arbeitsweise. So geht immer weniger papierener Posteingang über ihren Tisch.
Im KONSENS-Verbund wurde eine Variante der Auftragsübersicht für die Sachgebietsleitungen entwickelt, in denen die offenen Aufträge der Arbeitsgebiete des Sachgebiets angezeigt werden – also in der Rolle des Sachgebietsleiters, um ihnen einen ersten Überblick über die Eingänge und offenen Arbeitsaufträge im eigenen Sachgebiet zu bieten und sie als Führungskräfte bei ihren Aufgaben besser zu unterstützen. Diese Übersicht soll bundesweit Anwendung finden; sie ist in einigen Landesfinanzverwaltungen bereits eingeführt, in einigen wird sie derzeit erprobt.
Es ist beabsichtigt, sie auch in den Finanzämtern Bayerns einzusetzen und zunächst ebenfalls zu erproben. Die Personalvertretung ist vor der Einführung derartiger Verfahren und Programme im Rahmen der Mitbestimmung zu beteiligen, und sie hat die Aufgabe zu prüfen, inwieweit diese zur Überwachung und Leistungskontrolle der Beschäftigten dienen und inwieweit dies zulässig ist. Das Finanzministerium hat den HPR um Zustimmung zu einer Erprobung gebeten. Der HPR wird das vorgesehene Verfahren und seine Auswirkungen vor seiner Entscheidung eingehend prüfen.

Neue Software bei BayZeit

Seit einiger Zeit ist für die Basiskomponente zur Zeiterfassung, das Verfahren BayZeit, eine neue – webbasierte – Software angekündigt. Damit, so die Zusagen, werde eine verbesserte und insbesondere auch eine barrierefreie Anwendung erreicht.
Die neue Version ist nach einigen Verzögerungen mittlerweile entwickelt. Die Hauptschwerbehindertenvertretung hatte die Möglichkeit, die Anwendungen zu testen. Der HPR hatte im Zusammenwirken mit der Schwerbehindertenvertretung Wert darauf gelegt, dass eine externe Prüfung und Zertifizierung der Barrierefreiheit erfolgt. Dies wurde zugesagt. Voraussichtlich Ende des Jahres werden Tests an einigen Dienststellen erfolgen, und danach werden die Ämter Zug um Zug umgestellt werden. Dienststellen, an denen schwerbehinderte Kolleginnen und Kollegen besonders auf die barrierefreie Version angewiesen sind, sollen vorrangig bedient werden.